Сначала писал комментарий, но оказалось что материала слишком много.
Начнём с резюме статьи:
1. Для управленческого учета вообще не имеют значения начинка компьютеров и характеристики периферии. Имеют значение только инвентарный номер, ФИО материально ответственного лица, местонахождение и, факультативно, заводской номер изделия.
2. Баркоды рулят. Все остальное — не рулит. Из баркодов рулит кодировка Code128.
3. Если что-то можно баркодировать, это нужно баркодировать.
4. Чтобы получить профессионально изготовленные этикетки, надо всего лишь купить этикетки. Софт покупать не надо.
5. Баркод-сканер ускоряет работу в тысячи раз. Даже самый дешевый.
6. При условии, что вы поддерживали инвентарную ведомость в актуальном состоянии, годовую инвентаризацию вы сможете провести практически с той скоростью, с которой вы в состоянии перемещаться по офису. Задиктовывать вслух инвентарные номера и забивать их в компьютер руками вам больше не придется.
Итак, считаю что автор вводит читателей Хабра в заблуждение:
1. Местонахождение — не нужно, т.к. состав и расположение отделов может часто меняться.
2. Тип устройства — не нужно. Админы пробьют в БД по номеру и поймут что это, а простым людям оно не надо.
3. Фирма\модель устройства — не нужно. Смотрим п. 2
4. Баркоды не рулят. Основное, по мнению автора, их назначение в инвентаризации, а инвентаризация это де-факто пробежки группы людей по кладовкам\кабинетам. Так вот простых и мобильных решений за вменяемые деньги пока не встречал. Автор был бы прав если бы все мат. ответственные лица приносили бы на руках всё, что на них числится и подставляли бы это админу под сканнер. Наш выбор — распечатка из собственной БД (GLPI) с сортировкой по кабинетам + карандаш = рулят
5. Если что-то можно баркодировать, это нужно баркодировать — не нужно. См п. 4
6. Чтобы получить профессионально изготовленные этикетки, надо всего лишь купить этикетки. Софт покупать не надо. Этикетки покупать не надо, они дорогие и за полгода на лазерном принтере краска осыпается. Наш выбор — распечатанный в Avery софте лист А4 + ножницы + скотч поверх для долговечности. Дешево и сердито.
7. Баркод-сканер ускоряет работу в тысячи раз. Даже самый дешевый. См. п.4
6. При условии, что вы поддерживали инвентарную ведомость в актуальном состоянии, годовую инвентаризацию вы сможете провести практически с той скоростью, с которой вы в состоянии перемещаться по офису. — согласен с автором
Задиктовывать вслух инвентарные номера и забивать их в компьютер руками вам больше не придется. Неверно — см. п.4
А теперь как сделали мы.
Распечатка на устройство выглядит так:
Первый блок (слева) делаем для бухгалтеров, для инвентаризации:
1. Название фирмы однозначно определяет владельца оборудования
2. Название устройства согласно бухгалтерской книге. (т.к. учёт у бухов бывает совершенно конский и с неоднозначными названиями). А искать приходится именно по этим дебильным названиям из инвентарной ведомости.
3. Собственно сам инвентарный либо отметка на каком счете единица числится (бывает забалансовый учет и т.п.). Не уникален, к сожалению. Бывает и такое.
4. Дата — отмечает период на который данные об оборудовании точно были верными.
Эта наклейка не обязательна, т.к. оборудование не всегда числится в бухгалтерии
Второй блок (в центре) делаем для себя:
1. Название фирмы однозначно определяет владельца оборудования. Клеим даже на личные устройства используемые в рабочих целях, т.к. их технической поддержкой занимаемся тоже мы.
2. Уникальный пожизненный номер устройства. Строится из двух блоков — аббревиатура типа устройства и последние 6 символов серийного номера. Для компов\ноутбуков\серверов — последние 6 символов mac адреса первой сетевой карты. Уникально, просто и легко восстановить при порче наклейки. Символы типа устройства позволяют админу сразу понять о чём идет речь, когда бабка из охраны труда диктует по телефону содержимое наклейки. Возможно символьное обозначени (PC, MFU и т.д.) стоит вести в числовом виде, т.к. пользователю легче продиктовать цифры чем символы латиницы. Но в нашем случае это поняли слишком поздно.
3. Дата — отмечает период на который данные об оборудовании точно были верными.
Третий блок (справа) делаем для людей:
1. Название фирмы однозначно определяет владельца оборудования. Клеим даже на личные устройства используемые в рабочих целях, т.к. их технической поддержкой занимаемся тоже мы.
2. Название отдела сужает поиск мат. ответственных лиц. Сразу ясно в каком филиале ада издевались над оборудованием.
3. Фамилия — ясно с кого спрашивать.
4. Дата — отмечает период на который данные об оборудовании точно были верными.
Наклейки клеим на самые видные места.
База ведётся в GLPI, т.к. её избавили от многих детских болезней (кодировки и тикеты).
Когда людям нужна помощь просим продиктовать компьютерный или инвентарный номер и сразу ясно с чем нужно работать.
Резюме: Несмотря на большой выбор систем по инвентаризации, систему учёта скорее всего придётся дорабатывать своими руками по тысячам причин (например, конский бухучет). А раз этого не избежать, то выбор этой системы должен базироваться на возможности самостоятельной её доработки, чтобы потом не наступить на грабли (например vendorlock или ошибки в лицензировании). Как сказано выше, мы выбрали GLPI.
Теперь касательно бар и QR кодов. К сожалению в наш просвещённый век, когда люди летают в космос, в погоне за трендами и чужими идеями люди часто не учитывают человеческий фактор. Система должна быть простой, иначе её будут просто игнорировать. В идеале я вижу это так: У каждого бухалтера и\или админа, который занимается инвентаризацией на руках есть смартфон\планшет, которым они могли бы сканировать коды поднося смартфон\планшет к устройству. Результатом сканирования было бы создание на экране смартфона\планшета отметок в актуальном списке подлежащего учёту оборудования. Вот это просто, это учитывает человеческий фактор. С таким инструментарием инвентаризацию смогут провести даже самые тупые бухгалтеры с низкой мотивацией недалёкие (и очень распространённые) сотрудники. К сожалению подобных таких решений с вменяемым ценником не нашёл, поэтому пришлось вернуться на ступеньку ниже — к распечаткам и карандашам.
Спасибо за внимание
P.S. Пост написал за 20 минут, поэтому прошу извинить за недостатки в оформлении и сумбурный стиль изложения.
P.P.S. Автору статьи спасибо за боевой приём по быстрому пробросу табличных данных из Excel в пригодный для расклейки вид.
P.P.P.S Веду учёт более 1000 единиц оборудования.
This entry passed through the Full-Text RSS service — if this is your content and you're reading it on someone else's site, please read the FAQ at fivefilters.org/content-only/faq.php#publishers.
Комментариев нет:
Отправить комментарий